Politique de développement de la Collection

Introduction / objectif :

L’Infothèque du Centre universitaire de santé McGill (CUSM) est une ressource électronique qui donne accès à de la documentation, dont des ressources d’information pour les patients et des ressources de développement professionnel. L’Infothèque vise à soutenir les efforts en matière de soins cliniques et d’éducation au CUSM en offrant une collection organisée et accessible couvrant des sujets d’intérêt dans divers formats.

Public :

Premier :
La collection est principalement conçue pour répondre aux besoins
de la communauté du CUSM, à savoir les patients et leur famille, le personnel professionnel
des services de santé et les étudiants.

Secondaire :
La collection constitue aussi une ressource pour les consommateurs
d’information en santé des régions de Montréal et du Québec.

Tertiaire :
La collection sert plus généralement de ressource pour les consommateurs
d’information en santé du Canada.

Portée des champs d’application :

La collection comprend du contenu d’origine interne et externe dans les domaines suivants :

Information des patients :
On y trouve notamment des ressources sur la santé et le mieux-être, les affections et les maladies, la prévention de la maladie, les interventions et les traitements.
Formation continue / développement professionnel des praticiens de la santé :
On y trouve notamment des ressources sur la prestation de soins cliniques, des protocoles et des directives pour les médicaments sur ordonnance.

Critères d’évaluation pour le contenu d’origine interne :

Documents d’information pour patients créés en 2007 ou avant :

Doivent répondre aux critères partiels des Normes du CUSM pour la rédaction efficace du matériel pédagogique destiné aux patients.
Doivent être classés en fonction de la Liste de statuts de document (Annexe A).

Documents d’information pour patients créés en 2008 ou après :

Doivent répondre aux critères complets des Normes du CUSM pour la rédaction efficace du matériel pédagogique destiné aux patients.
Doivent être classés en fonction de la Liste de statuts de document (Annexe A).

Critères d’évaluation pour le contenu d’origine externe :

Tous les documents d’origine externe seront évalués avant leur ajout à l’Infothèque en fonction des critères suivants :

Besoin

Le document doit être unique et non traité par toute autre ressource accessible plus directement à la communauté du CUSM.

Pertinence

Le contenu de la ressource doit répondre aux besoins et convenir au niveau de compréhension et aux besoins du public cible.

Exactitude et actualité

Le document doit être récent et correspondre aux pratiques médicales acceptées actuelles et aux dernières recherches médicales.

Accès

Le document doit être aisément accessible.

Source

La source de l’information doit être identifiée clairement. La crédibilité, les liens institutionnels, la réputation et le statut de la source doivent être vérifiés.

Région géographique

Pour que cette collection serve comme il se doit son public primaire, la préférence en matière d’inclusion sera accordée aux ressources d’origine locale et destinées à une clientèle locale (région de Montréal, région du Québec).
En l’absence de ressources de source locale, des ressources provenant de l’extérieur de la région géographique immédiate – mais émanant d’une autre province ou d’un territoire du Canada – seront prises en considération pour inclusion dans la collection.
Les ressources de régions géographiques hors du Canada ne seront prises en considération pour inclusion dans la collection que si elles répondent à un besoin non comblé par des ressources locales.

Langues

L’anglais et le français sont les langues principales de cette collection. Tout sera fait pour que les ressources ajoutées à la collection soient disponibles en anglais et en français. Cela dit, lorsque ce ne sera pas possible, l’inclusion de ressources disponibles seulement dans une des langues principales sera prise en considération si elles répondent aux besoins du public primaire.
Les ressources disponibles dans d’autres langues seront incluses seulement si elles répondent aux besoins du public primaire.

Niveau de compréhension de lecture

Le niveau de compréhension de lecture doit convenir au public cible.
Ressources d’information pour les patients : Ces ressources doivent avoir été rédigées selon les niveaux de compréhension de lecture établis par les Normes du CUSM pour la rédaction efficace du matériel pédagogique destiné aux patients. Le texte écrit doit se comprendre aisément, et les termes techniques et le jargon spécialisé doivent être évités lorsque c’est possible.
Ressources d’information pour les professionnels : Aucune norme n’a été fixée relativement au niveau de compréhension de lecture nécessaire pour ces documents, car le niveau de compréhension acceptable peut varier considérablement selon le public professionnel cible. Cela dit, ces documents devraient être rédigés de manière claire et concise, et les termes techniques et le jargon spécialisé devaient être employés uniquement au besoin.

Comme pour les ressources d’origine interne, tous les documents approuvés pour inclusion dans la Collection d’éducation en santé doivent être classés en fonction de la Liste de statuts de document (Annexe A).

Formats :

La Collection d’éducation en santé rassemble des documents en deux grands formats.

Des références bibliographiques

Les fiches de cette collection décrivent des ressources non accessibles par voie électronique. Cela comprend, mais non exclusivement :

des livres
des livrets
des brochures
des fiches d’information
des cahiers
des affiches
des affichettes de porte
des DVD
des CD

L’emplacement physique d’une ressource non accessible par voie électronique doit être indiqué dans la fiche.

Des ressources en texte intégral

Lorsque possible, les fiches de cette collection indiqueront les hyperliens pour les versions électroniques des documents. Cela comprend, mais non exclusivement :

Format de document portable (PDF)
Document MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
Fichiers vidéo
Fichiers Adobe Flash
Documents HTML ou XHTML

Lorsqu’une ressource est accessible par voie électronique, un hyperlien doit être fourni. Pour les ressources accessibles par voie électronique et émanant d’une source externe, l’hyperlien doit être évalué selon la Politique concernant les hyperliens vers des sites Web externes (Annexe B)) de la Collection d’éducation en santé. L’emplacement physique d’une ressource accessible par voie électronique et aussi sur support matériel doit être indiqué dans la fiche.

Annexe A – Liste de statuts de document

Le statut de document sert à déterminer le niveau d’accès par les utilisateurs aux documents de la Collection d’éducation en santé. Il existe quatre niveaux d’accès : le grand public, le personnel du CUSM, l’administrateur de la Collection d’éducation en santé, et le personnel de saisie de données de la Collection d’éducation en santé. Chaque document est classé selon un des statuts suivants :

Actif

Utilisé pour des documents actuellement en usage au CUSM.
Comprend des documents publiés par le CUSM qui sont à jour et actuellement en usage. Ces documents doivent satisfaire aux Normes du CUSM pour développer des ressources écrites efficaces à l’intention des patients.
Comprend aussi des documents publiés par le gouvernement ou des organisations sans but lucratif qui sont à jour et actuellement en usage. Ces documents doivent satisfaire aux normes de la Politique de développement de la Collection d’éducation en santé / Infothèque.

Actif – Document à accès limité

Utilisé pour des documents du CUSM qui sont à jour et actuellement en usage, mais dont l’accès a été limité par le département émetteur.
Les fiches de ces documents peuvent être consultées, mais les documents mêmes peuvent être consultés uniquement par le personnel du CUSM, l’administrateur de la Collection d’éducation en santé et le personnel de saisie de données.

Archivé

Utilisé pour des documents du CUSM qui ne sont plus en usage. Ces documents et leurs fiches peuvent être consultés uniquement par l’administrateur de la Collection d’éducation en santé et le personnel de saisie de données.

Accès limité

Utilisé pour des documents du CUSM ou des documents publiés ailleurs qu’au CUSM qui sont destinés à un usage interne seulement.
Comprend aussi des documents du CUSM qui ne sont pas à jour, mais toujours en usage au CUSM.
Ces documents et leurs fiches peuvent être consultés uniquement par le personnel du CUSM, l’administrateur de la Collection d’éducation en santé et le personnel de saisie de données.

À venir

Utilisé pour des documents du CUSM encore en cours de conception, ou pour des traductions de documents en cours de réalisation. Ces documents et leurs fiches peuvent être consultés uniquement par le personnel du CUSM, l’administrateur de la Collection d’éducation en santé et le personnel de saisie de données.

Inactif

Utilisé pour des documents dont la saisie de données n’est pas terminée ou pour des documents du CUSM qui n’ont pas été évalués et/ou encore approuvés au moyen des normes du CUSM. Les fiches de ces documents peuvent être consultées par le personnel du CUSM, mais ne peuvent être ouvertes que par l’administrateur de la Collection d’éducation en santé et le personnel de saisie de données.

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Annexe B - Collection d’éducation en santé / Infothèque Politique concernant les hyperliens vers des sites Web externes

Évaluation

Avant de fournir l’hyperlien vers un site ou un document en ligne, le personnel de la Collection d’éducation en santé doit d’abord évaluer la valeur et l’intérêt du site ou du document au moyen des critères d’évaluation pour les ressources d’origine externe, qui sont précisés dans la politique de développement de la collection.

Procédure de liaison

Tout hyperlien vers un site Web externe doit être associé directement à l’entrée d’un document dans la base de données de la Collection d’éducation en santé.

Documents imprimés en ligne

Toute fiche traitant d’un document imprimé ayant aussi une version électronique accessible en ligne (comme un fichier PDF, fichier MS Word, etc.) doit proposer un hyperlien vers une page Web où le document désiré est bien en évidence.
Il est préférable d’éviter de proposer un hyperlien vers la page principale d’un site Web pour un document désiré, car ces hyperliens sont souvent trop imprécis pour arriver à repérer le document par la suite.
Pour prévenir des problèmes de compatibilité avec différents formats de fichiers, et pour prévenir la « disparition » d’un document qui aurait été déplacé sur une page différente d’un site, il faut éviter de proposer un hyperlien direct vers la version électronique du document imprimé.
La fiche doit toujours fournir une note expliquant comment trouver le document désiré dans la page Web hyperliée.

Sites Web et documents accessibles seulement en ligne

Toute fiche traitant d’un site Web en ligne, ou de documents accessibles uniquement en ligne et non sous forme imprimée (comme des documents HTML ou XHTML), doit être hyperliée directement à la page ou aux pages Web en question.
Dans le cas de sites Web, l’hyperlien doit rejoindre la page principale du site en question.
Dans le cas de documents Web uniquement en ligne, l’hyperlien doit rejoindre directement la page Web en question.

Documents audiovisuels en ligne

Toute fiche traitant d’un fichier audio ou vidéo (comme .wmv, .mp3, .mov, etc.) ou traitant d’un fichier multimédia (comme des tutoriels interactifs) accessible en ligne doit être hyperliée à une page Web où la ressource désirée est bien en évidence.
Il est préférable d’éviter de proposer un hyperlien général vers la page principale d’un site Web pour un fichier audio, vidéo, ou multimédia désiré.
Pour prévenir des problèmes de compatibilité avec différents formats de fichiers, et pour prévenir la « disparition » d’un document qui aurait été déplacé sur une page différente d’un site, il faut éviter de proposer un hyperlien direct vers un fichier audio, vidéo ou multimédia.
La fiche doit toujours fournir une note expliquant comment trouver le fichier audio, vidéo ou multimédia désiré sur la page Web hyperliée. La note doit aussi comprendre une liste des programmes spéciaux ou modules d’extension (plugiciels) nécessaires pour exécuter le fichier.

Actualisation

Tout hyperlien vers un site Web externe doit être testé régulièrement pour vérifier qu’il est toujours en fonction et exact. Si un hyperlien n’est plus fonctionnel, il faut chercher le nouvel emplacement de l’information désirée sur le site d’hébergement et créer un nouvel hyperlien pour remplacer celui qui est.